Combien de temps doit-on conserver les documents d’une association ?

La vie d’une association est rythmée par de nombreux documents : statuts, procès-verbaux, reçus fiscaux, comptes annuels… Autant de pièces essentielles à son fonctionnement, à sa transparence et à sa conformité légale. Pourtant, beaucoup d’associations rencontrent le même problème : lorsqu’un document devient nécessaire (pour une demande de subvention par exemple), il est parfois introuvable.

Changements de trésorier, de président, de secrétaire… et les archives se dispersent ! Pour éviter ces situations délicates, il est primordial de savoir quoi conserver, combien de temps et qui en est responsable.

Désigner un responsable des archives : un réflexe indispensable

Voici les principales catégories de documents et leurs durées légales ou recommandées de conservation.

Durées de conservation : les règles essentielles

1. Documents fondamentaux de l’association

Il s’agit notamment :

• de la déclaration en préfecture et de son récépissé,

• de l’extrait de parution au JOAFE,

• des statuts,

• du règlement intérieur.

➡️ À conserver pendant toute la durée de vie de l’association

➡️ Recommandation : les conserver indéfiniment, même après dissolution (conserver les différentes versions dans l'ordre chronologique).

2. Assemblées Générales et Conseils d’Administration

Ces archives comprennent :

• les convocations,

• les feuilles d’émargement,

• les procès-verbaux,

• les rapports d’activité.

➡️ Conservation minimale : 5 ans

➡️ Recommandation : les garder toute la durée de vie de l’association, car elles constituent l’historique décisionnel.

3. Documents financiers

Les documents financiers incluent :

• les comptes annuels,

• les livres comptables,

• les pièces justificatives (factures, notes de frais…).

➡️ Durée légale de conservation : 10 ans

4. Documents fiscaux

Il s'agit des documents tels que :

• les doubles de reçus fiscaux remis aux donateurs pour les réductions d'impôts,

• les correspondances avec les services des impôts.

➡️ Durée légale de conservation : 6 ans

5. Données personnelles : une vigilance particulière (RGPD)

Les fichiers comportant des informations sur les adhérents, bénévoles, donateurs ou bénéficiaires (bases de données, registres, listes de diffusion…) doivent respecter le RGPD. Cela implique notamment :

• de conserver les données uniquement le temps nécessaire à l’objectif poursuivi,

• de sécuriser leur stockage,

• de supprimer les données devenues obsolètes.

Plus d’informations :👉 (site officiel) associations et protection des données – RGPD

6. Autres documents : des durées variables

Certaines catégories ont des règles spécifiques : les titres de propriété, les contrats d’assurance, les contrats de bail, les documents relatifs au personnel, les factures diverses…

Les obligations varient selon la nature du document.

Pour approfondir :👉 (site officiel) Durées de conservation des documents

Faut-il verser ses archives aux archives municipales ou départementales ?

Il n’y a aucune obligation légale en la matière, néanmoins les associations peuvent proposer leurs archives si elles ont un intérêt historique particulier.

En conclusion

Une bonne gestion documentaire est un véritable levier de sérénité pour une association. Désigner un responsable, organiser la transmission, connaître les durées de conservation et respecter le RGPD permettent d’éviter les mauvaises surprises et d’assurer une gouvernance efficace. Et souvenons-nous : un document bien conservé aujourd’hui, c’est une administration simplifiée demain !